Priekšrocības, ko nodrošina informācijas sistēmas

Mūsdienās datori un informācijas sistēmas ir neatņemama komercdarbības daļa. Vienalga, vai tehnoloģijas tiek izmantotas tikai atsevišķu darbu veikšanai, vai tās ir visas komercdarbības pamatā, bez datoriem un to piedāvātajām iespējām jebkuras iestādes darbība ir apgrūtināta un mazāk produktīva vai pat pilnībā neiespējama. Šeit mēs skaidrosim kā tieši datori un informācijas sistēmas var palīdzēt uzņēmējiem un nodrošināt tirgus priekšrocības?

Pirmkārt, informācijas sistēmas paaugstina vispārējo darba produktivitāti un ļauj samazināt nepieciešamo darbinieku skaitu. Sarežģītākās informācijas sistēmas, kas nodrošina specifisku datu organizēšanu un analīzi var aizvietot pat vairākus darbiniekus organizācijā. Šajā gadījumā nav nepieciešamas fiziskas personas kas ievāc, reģistrē, apkopo un analizē datus. Protams, arī pašas informācijas sistēmas ir jāuztur un jāpārvalda, taču to vairumā gadījumu spēj paveikt viens vai divi darbinieki. Šāda darbu automatizācija nozīmē mazākus izdevumus uz cilvēkresursu rēķina, lai nodrošinātu uzņēmuma darbību un vadību.

Otrkārt, informācijas sistēmas nodrošina iespēju daudz vienkāršāk panākt klientu apmierinātību ar sniegtajiem pakalpojumiem vai produktiem. Iespēja uzglabāt un analizēt lielu daudzumu datu, ļauj uzņēmumam saprast, ko klienti vēlas un kādus produktus viņiem vajadzētu radīt, balstoties uz datiem par iepriekšējām klientu darbībām? Manuāli fiksēt un apstrādāt šādu informāciju ir ļoti grūti, taču informācijas sistēmas var automātiski saglabāt viss datus par veiktajiem darījumiem un klientu atsauksmēm, un pēc tam tos pārveidot vienkāršā, viegli uztveramā un pārskatāmā informācijā, ko izmantot jaunu produktu radīšanā un lojālo klientu datubāžu veidošanā, lai paaugstinātu klientu apmierinātību.

Informācijas sistēmas spēj arī paaugstināt efektivitāti. Tās dod iespēju paveikt darbus daudz īsākā laikā un ar mazāku iespēju pieļaut kļūdas. Piemēram, ja uzdevuma veikšana saistās ar ļoti lielu daudzumu dažādu kvantitatīvu datu un to analīzi, protams, vieglāk to būs paveikt datora programmai, nevis darbiniekam. Ja šādu darbu veic fiziska persona, pastāv iespēja pieļaut kļūdas gandrīz katrā procesa posmā, turklāt tam ir vajadzīgi lieli laika resursi. Informācijas sistēma to visu var paveikt ar vienas vai vairāku automātisku formulu palīdzību, kas nodrošina daudz mazāku kļūdu iespējamību.

Vēl informācijas sistēmas padara vienkāršāku datu glabāšanu. Uzņēmumam vai organizācijai nav nekādas vajadzības uzglabāt lielu daudzumu drukātu dokumentu un vajadzības gadījumā visu ir ļoti vienkārši atrast. Izmantojot, informācijas sistēmas, jebkura iestāde var būt pārliecināta, ka saglabātie dati nepazudīs, tos vienmēr varēs iegūt tieši tajā brīdī, kad tas nepieciešams. Protams, lai dati būtu drošībā, izmantojot informācijas sistēmas, ir jāievēro dažādi drošības pasākumi, kā, piemēram, jāveido sistēmas kopijas, gadījumiem ja dati pazūd un jāaprīko informācijas sistēmas ar parolēm un citiem drošības mehānismiem.

Visbeidzot, informācijas sistēmas nodrošina vienkāršāku un ātru komunikāciju ar klientiem, biznesa partneriem un citām iesaistītajām pusēm. Visa informācija ir pieejama digitālā veidā, līdz ar to nav nepieciešams rīkot tikšanās klātienē, vai pārsūtīt drukātus dokumentus. Visus datus var vienkārši nokopēt no sistēmas pārsūtīt digitālā veidā, jebkurā brīdī. Tas ļauj gan taupīt laiku, gan optimizēt uzņēmuma vai organizācijas darbību.

Informācijas sistēmas gan ir ļoti dažādas, turklāt arī komercdarbība ir ļoti plaša, līdz ar to, informācijas sistēmu sniegtās priekšrocības katrā gadījumā var atšķirties. Tomēr, neatkarīgi no tā, kā un kādiem nolūkiem informācijas sistēmas tiek izmantotas, tās visas spēj optimizēt uzņēmuma vai organizācijas darbību, kas nodrošina gan izmaksu samazināšanu, gan darba efektivitātes palielināšanu, gan konkurētspējas palielināšanu.

Kas ir informācijas sistēmas?

Daudzi uzņēmumi un organizācijas ikdienas strādā ar ļoti lielu daudzumu dažādu datu. Informācijas apjomi ir tik lieli, ka piefiksēt un apstrādāt tos manuāli ir ļoti grūti un laikietilpīgi, vai pat daudzos gadījumos neiespējami. Tieši tāpēc, mūsdienās daudzas iestādes izvēlas strādāt ar datubāzēm un informāciju sistēmām. Kas īsti ir informāciju sistēma un kā tā var palīdzēt dažādiem uzņēmumiem, organizācijām un privātpersonām?

Pēc definīcijas informācijas sistēma ir datora programmatūra, kas palīdz organizēt un analizēt dažādus datus, kas ievadīti manuāli vai automātiski. Tātad, informācijas sistēmas pamata uzdevums ir, no saņemtajiem datiem, izveidot datubāzi vai strukturētu, pilnvērtīgu, sakarīgu un praksē izmantojamu informāciju.

Informāciju sistēmām ir vairāki veidi. Visvienkāršākā un plašāk izmantotā datubāžu menedžmenta sistēma. Tā ir programmatūra vai programmatūru kombinācija, kas ļauj uzglabāt, organizēt un apstrādāt dažādus datus. Datubāžu menedžmenta sistēmas parasti nav īpaši veidotas un pielāgotas kādam īpašam uzņēmumam vai organizācijai vai īpašai datu apstrādei. Tā ir sistēma, kas spēj izpildīt vispārīgus uzdevumus un veikt vispārīgu datu analīzi, izmantojot matemātiskas formulas. Šādas sistēmas var tikt izmantotas, ļoti dažādiem mērķiem, piemēram, lai uzņēmumi varētu apkopot visus finanšu datus.

Vēl viens tipisks informācijas sistēmu veids ir elektroniskās izklājlapas. Tas ir rīks, kas palīdz analizēt datus, izmantojot formulas, kas nosaka attiecības starp datiem. Piemēram, jūs varat izmantot elektroniskās izklājlapas, lai aprēķinātu vidējos lielumus vai dažādus citus rādītājus konkrētā laika griezumā. Arī šīs rīks noderēs līdzīgiem mērķiem, kā datubāžu menedžmenta sistēma, bet būs vairāk piemērots darbam ar lielu apjomu kvantitatīvo datu.

Ir arī tādas informācijas sistēmas, kas nodrošina iespēju organizēt un apstrādāt datus, specifiskā, konkrētam uzņēmumam vai organizācijai nepieciešamā veidā. Viens no šādiem informācijas sistēmas veidiem ir uzņēmumu resursu plānotājs. Tā ir informācijas sistēma, kas tiek izmantota uzņēmuma vadīšanā un kurā tiek ievadīti, uzglabāti un analizēti visi iekšējie un ārējie dati, kas saistīti ar uzņēmumu. Šādas informācijas sistēmas mūsdienās ir viesiem lielākajiem uzņēmumiem un organizācijām, tajā skaitā valsts un pašvaldību infrastruktūrām.

Vēl viens informācijas sistēmas veids, kas tiek plaši izmantots ir ģeogrāfiskā informācijas sistēma. Tā tiek izmatota, lai analizētu un pārvaldītu visādu veidu ģeogrāfisko informāciju. Metroloģiskās stacijas mūsdienās bez tām nav iespējamas, taču ģeogrāfiskās informācijas sistēmas var būt arī daudz nopietnākas un glabāt ļoti nozīmīgu informāciju ilgā laika griezumā.

Vēl bieži lietotas ir arī ekspertu informāciju sistēmas. Tās ir paredzētas ļoti sarežģītu problēmu risināšanai un kuru datu un informācijas analīzi kontrolē eksperts. Principā, tas vairāk ir kā palīgs. Galveno darbu veic cilvēks, izmantojot loģisko domāšanu un spriestspēju, bet pati sistēma tikai izpilda vajadzīgos uzdevumus pēc eksperta pavēles. Šādas sistēmas tiek izmatotas, lai izstrādātu ļoti svarīgas stratēģijas un rīcības plānus.

Kaut gan informāciju sistēmas ir ļoti dažādas un tiek izmantotas atšķirīgiem mērķiem, tām ir arī dažās kopīgas iezīmes, piemēram, visas datorizētās informāciju sistēmas tiek vadītas ar datora un datora aksesuāru palīdzību. Vēl visas informācijas sistēmas pamatā ir datorprogrammas, kas uzglabā, organizē un analizē dažādus datus, kā arī tās visas sastāv no datubāzēm – tabulām, sarakstiem vai citiem strukturētiem datiem. Vairums datubāžu arī darbojas, izmantojot internetu.

Mūsdienās datubāzes ir neatņemam sastāvdaļa ļoti daudziem uzņēmumiem un organizācijām. Tās ievērojami atvieglo dažādu iestāžu vadītāju darbu, jo ļauj milzīgos datu un informācijas apjomus apvienot vienā sistēmā un padarīt viegli pārskatāmus un izmantojamus.

Informācijas sistēmu izmantošanas būtiskākie trūkumi

Kaut gan informācijas sistēmas ir ļoti labs palīgs visdažādākajās nozarēs un komercdarbības struktūrās, to izmantošanai tomēr ir vairāki būtiski mīnusi. Tie saistās gan ar uzņēmuma vai organizācijas iekšieni, gan ārējām, globālām problēmām. Lai spētu objektīvi izvērtēt informācijas sistēmas un to efektivitāti, ir jāzina arī to būtiskākie trūkumi.

Sāksim ar ārējiem trūkumiem, ko izraisa informācijas sistēmu izmantošana komercdarbībā. Visbūtiskākais trūkums noteikti ir bezdarbs, ko šīs informācijas sistēmas rada. Vairums informācijas sistēmu ir ļoti advancētas un spēj īsā laikā izpildīt dažādus uzdevumus. Pirms informācijas sistēmu ieviešanas, šādus darbu fiziskas personas veica manuāli. Tātad informācijas sistēmas nodrošina darba automatizāciju, un cilvēkresursi vairs nav tik ļoti vajadzīgi. No uzņēmuma vai organizācijas viedokļa, tas ir pluss, jo ir iespējams samazināt izmaksas uz darbinieku rēķina, taču vispārīgi tas ir pamats tam, ka cilvēki masveidā zaudē darbu. Uzdevumus, kuru veikšanai kādreiz vajadzēja desmitiem cilvēku, tagad vajag vien informācijas sistēmu un, iespējams, vienu cilvēku, kas to pārvalda un uztur.

Tomēr, ir arī trūkumi, kas attiecas uz pašiem uzņēmumiem un organizācijām. Pirmkārt, informācijas sistēmu izmantošana saistās ar zināmiem drošības riskiem. Kā mēs zinām, mūsdienās jebkura datorsistēma var tikt uzlauzta vai sabojāta, kā rezultātā ir iespējams, ka kāda nevēlama fiziska vai juridiska persona iegūst sensitīvus datus vai arī pazūd visa informācija, kas glabājās sistēmā. Protams, jebkura informācijas sistēma ir aizsargāta ar dažādiem drošības elementiem, kas pasargā gan pret neautorizētu piekļuvi datiem, gan datu zudumu, taču tas nenozīmē, ka datiem piekļūt ir pilnīgi neiespējami un ka tie never tikt izdzēsti. Mūsdienās tiek uzlauztas pat dažādas valstu valdību sistēmas, kurām ir ļoti augsta drošības pakāpe. Tātad, informācijas sistēmām pilnībā uzticēties nevar un tās lietojot ir īpaši jāpiedomā pie dažādiem drošības faktoriem.

Vēl viens būtisks mīnuss ir atkarība no datorizētām ierīcēm. Proti, ja kādu iemeslu dēļ nav pieeja datoram un pārējām, ar to saistītajām, ierīcēm, uzņēmuma vai organizācijas darbība vienkārši apstājas. Kaut vai elektrības pārrāvuma vai datora bojājumu gadījumā, uzņēmums vairs nevar pilnvērtīgi funkcionēt, jo visa tā darbība balstās uz informācijas sistēmu. Protams, ir iespējams pret šādām nelaimēm aizsargāties, iegādājoties papildus tehniku, bet tie ir lieli papildus izdevumi.

Vēl viens mīnuss informācijas sistēmu izmantošanai ir ļoti lielas sākotnējās investīcijas. Ja uzņēmums vai organizācija iepriekš savā darbā neko tādu nav izmantojusi, ir nepieciešamas ļoti lielas pārmaiņas. Pirmkārt, ir jāiegādājas gan aprīkojums gan programmatūra. Lai izmantotu informācijas sistēmas, obligāti ir nepieciešams dators un dažādas tā ievadierīces un izvadierīces, kā arī ir jāpērk pati informācijas sistēmas programmatūra. Ja ir nepieciešama universāla programmatūra, tas neizmaksās tik dārgi, bet ja ir nepieciešama unikāla sistēma, konkrētu darbību veikšanai, sistēmas izveide var izmaksāt ļoti lielas summas. Otrkārt, ieviešot informācijas sistēmu, ir jāapmāca darbiniekus ar tām rīkoties. Arī tas var izmaksāt daudz, jo īpaši tad, ja jāprot darboties ar ļoti sarežģītām sistēmām un darbinieki, nekad iepriekš neko tamlīdzīgu nav darījuši.

Vairumā gadījumu, informācijas sistēmu ieviešana uzņēmumā vai organizācijā un to izmantošana var ievērojami optimizēt darbu un padarīt komercdarbību daudz efektīvāku un produktīvāku, tomēr pirms to darīt, ir jāizvērtē, vai tas konkrētajā gadījumā, ir tā vērts, ņemot vērā visus minētos trūkumus. Atsevišķos gadījumos, informācijas sistēmu ieviešana var tieši radīt zaudējumus.