Informācija sistēma pēc definīcijas ir datora programmatūra, kas palīdz organizēt un analizēt dažādus datus, kas ievadīti manuāli vai automātiski. Taču pati programmatūra vien nespēj nodrošināt informācijas sistēmas darbību. Informācijas sistēma, patiesībā ir vairāku komponentu kopums, kas nodrošina efektīvu tā lietošanu. Ja informācijas sistēmas potenciālais lietotājs, iegādāsies vien programmatūru, no tā nebūs jēgas. Šeit būs uzskaitīti būtiskākie informācijas sistēmu komponenti no Rumānijas, kas nepieciešami, lai veiksmīgi ieviestu informāciju sistēmu uzņēmuma vai organizācijas darbā.

Datortehnika

Datora programmatūra nespēj darboties bez atbilstošas datortehnikas. Jebkuras informācijas sistēmas darbības nodrošināšanai ir nepieciešams dators vai kāda cita datorizēta ierīce, atkarībā no informācijas sistēmas veida. Protams, datoram arī jābūt nodrošinātam ar nepieciešamajām ievadierīcēm un izvadierīcēm. Tās var būt visdažādākās, sākot ar visiem labi zināmajām, kā, piemēram, pele, tastatūra, skeneris printeris u.c., taču tās var būt arī ļoti specifiskas, ka nepieciešams ievadīt kādus īpašus datus. Piemēram, lai izveidotu datu bāzi ar pirkstu nospiedumiem, ir nepieciešams izmantot īpašu grafisko planšeti. Vēl, protams, var tikt izmatotas arī dažādas citas tehniskas ierīces, lai nodrošinātu vai efekti vizētu informācijas sistēmas darbību.

Programmatūra

Programmatūra, kā jau tas iepriekš tika minēts, ir pati informācijas sistēma. Informāciju sistēmas var būt ļoti dažādas. Piemēram, ir visaptveroša un daudzfunkcionālas menedžmenta informācijas sistēmas vai ģeogrāfiskās informācijas sistēmas, kā arī vienkāršas izklājlapas vai datubāzes. Bieži vien šo informācijas sistēmu darbības nodrošināšanai ir nepieciešamas izmantot arī citas papildus programmas. Vistipiskākais piemērs ir operētājsistēmas, bez kuras neviena cita programmatūra nedarbojas, taču var būt vajadzīgas arī vienkāršas papildus programmas, lai pilnvērtīgi varētu strādāt ar informācijas sistēmu.

Telekomunikācijas

Lai informāciju sistēmas varētu izmantot ne vien uzņēmuma iekšienē, bet arī komunikācijā ar citām personām un iestādēm, ir nepieciešams arī telekomunikāciju nodrošinājums. Telekomunikācijas nodrošina informācijas sūtīšanu attālumā, izmantojot kādu informācijas nesēju. Mūsdienās visplašāk tiek izmantots bezvadu internets, lai nosūtītu informāciju, taču var tikt izmantotas arī cita veida telekomunikācijas.

Datu bāzes un datu noliktavas

Parasti gan datubāzes un datu noliktavas ir daļa no pašas informācijas sistēmas, proti, datubāze ir savienota ar informācijas sistēmu un visi ievadītie dati tiek glabāti un analizēti automātiski, taču atsevišķām informācijas sistēmām datubāzes var tikt nodalītas. Piemēram, datubāzes var būt kartogrāfiska informācija, kas digitālā veidā nepastāv. Mūsdienās gan atsevišķas datubāzes tiek izmantotas salīdzinoši reti.

Cilvēkresursi

Visbeidzot, viens no svarīgākajiem informācijas sistēmas komponentiem ir cilvēks jeb cilvēkresursi. Šīs jebkurai informācijas sistēmai ir nepieciešams cilvēks, kas to lieto un pārvalda. Dažās informācijas sistēmas ir tik progresīvas, ka cilvēka klātbūtne ir nepieciešama vien galaprodukta saņemšanai un tālākai izmantošanai, taču tāpat bez cilvēka iejaukšanās neiztikt. Bieži vien cilvēkiem ir nepieciešamas īpašas apmācības, lai viņi varētu rīkoties ar informācijas sistēmām, jo tās mēdz būt pat ļoti komplicētas

Kā redzams, informācijas sistēmas ir ļoti plašs komponentu kopums, kas katrai sistēmai var būt pat ļoti atšķirīgs. Lai ieviestu informāciju sistēmas savā biznesā, ir nepieciešamas lielas pārmaiņas un arī investīcijas, taču lielā daļā gadījumu tas ir tā vērts, jo informāciju sistēmas var atvieglot darbu, mazināt kļūdu iespējamību un dot daudz dažādu citu priekšrocību.

Paldies par atbalstu musu ziedotājam – imprumutacum.ro!

Uzņēmumiem, kuriem ir konkurences priekšrocības, parasti vai nu pieeja kādiem unikāliem resursiem, kādas nav konkurentiem, vai arī ir kādas priekšrocības, kā resursus efektīvāk izmantot. Tas rezultējas kā pievienotās vērtības un produktivitātes pieaugums. Arī informācijas sistēmas savā veidā var uzskatīt par īpašu resursu vai resursu vadības efektivitātes nodrošinātāju, tāpēc nav nekāds brīnums, ka uzņēmumiem, kas izmanto, informācijas sistēmas ir būtiskas konkurences priekšrocības. Šeit būs vairāki uzskatāmi piemēri, kas parāda, kā tieši informācijas sistēmas nodrošina konkurences priekšrocības.

Pirmkārt, pat visvienkāršākās informācijas sistēmas spēj apkopot un analizēt informāciju par klientu vēlmēm un vajadzībām. Reģistrējot visus tirdzniecības datus, ir iespējams ļoti vienkāršā veidā izanalizēt, kādus produktus klienti patērē visvairāk un izpētīt šo informāciju dažādos šķērsgriezumos. Ievācot plašākus datus par klientiem, piemēram, par klientu vecumu, pikalaina, dzimumu utt., ir iespējam pat izanalizēt, kādus produktus patērē konkrētas cilvēku grupas. Tas dod nenovērtējamu ieguldījumu mārketinga stratēģijas veidošanā, jo ir ļoti viegli apzināt, kāda ir uzņēmuma mērķauditorija un uzreiz ir saprotams, kā šī uzņēmuma ražoto produkciju vajadzētu pozicionēt un virzīt tirgū. Protams, datu analizēšana var dot arī daudzas citas priekšrocības, kaut vai, lai uzzinātu, kāda veida produktus vajadzētu radīt.

Otrs būtiskākais veids, kā informācijas sistēmas nodrošina konkurences priekšrocības ir spēja piedāvāt zemākas cenas, taupot uz ražošanas resursu jeb, precīzāk, darba spēka resursu izmaksām. Atsevišķas informācijas sistēmas spēj aizvietot pat vairākus desmitus cilvēku vidēja lieluma uzņēmumos, jo tās pašas spēj apkopot un analizēt datus un pat vaidot atskaites un izvirzīt lēmumu opcijas. Principā, viena informācijas sistēma var aizvietot veselu darbinieku komandu. Tā kā darbaspēks ir viens no dārgākajiem resursiem mūsdienās, tā izmaksu samazināšana var būtiski samazināt ražošanas izmaksas, līdz ar to, uzņēmums tirgū var piedāvāt būtiskas cenu priekšrocības.

Vēl informācijas sistēmas ļauj vienkāršāk fokusēties uz nišas tirgiem. Tas ir ļoti būtisks faktors konkurences nodrošināšanai, jo ļauj veidot individuālu pieeju lojālajiem klientiem un klientiem, kas ir gatavi maksāt vairāk par īpašiem produktiem un pikavippi ilman luottotietoja. Tā kā informācijas sistēmas var uzkrāt un analizēt visus tirdzniecības datus, ir visai vienkārši saprast, ko varētu vēlēties tie klienti, kas uzticīgi izmanto uzņēmuma pakalpojumus. Lojālo klientu tīkla veidošana ir tieši tas, kas mūsdienās nodrošina vislielākās konkurences priekšrocības, bet ko ir visgrūtāk panākt bez informācijas sistēmu izmantošanas.

Atsevišķas informācijas sistēmas arī dod iespēju vieglāk komunicēt ar visām uzņēmuma darbībā iesaistītajām pusēm, kā, piemēram, klienti, piegādātāji, sadarbības partneri utt. Arī tas rada dažāda veida konkurence priekšrocības, jo uzņēmuma attīstības pamatā ir tieši veiksmīga komunikācija. Piemēram, komunikācija ar piegādātājiem, var palīdzēt ražošanas izmaksu samazināšanā, bet komunikācija ar klientiem spēj labāk izprast viņu vēlmes un izvairīties no konfliktiem, kas ir būtiski labas reputācijas nodrošināšanai.

Īsumā, informācijas sistēmu ieviešana atvieglo daudz dažādus svarīgus procesus uzņēmuma darbībā, kas dod iespēju fokusēties uz lietām, kas ir patiešām būtiskas un joustoluotto. Tas ir kā nozīmīgs resurss, bez kura mūsdienās īsti vairs never iztikt. Ikvienam uzņēmumam ir svarīgi spēt orientēties lielos informācijas apjomos un neviens cilvēks to nespēs paveikt labāk un efektīvāk kā informācijas sistēma.

Menedžmenta informāciju sistēmas ir lielisks palīgs gan lielu gan mazu uzņēmumu vadītājiem, jo tās dod iespēju uzglabāt un analizēt datus, kas atvieglo un paātrina daudzus procesus uzņēmumā, tomēr reizēm ar to vien nepietiek. Piemēram, ļoti lielos uzņēmumos, kuru darbība ir izplatīta vairākās filiālēs vai pat vairākās valstīs, pārvalde ir ļoti sarežģīta. Uzņēmuma vadītājam ir jāspēj pārvaldīt un kontrolēt visu notiekošo. Tā kā viens cilvēks nevar būt klāt visur un pārraudzīt visu notiekošo, ir nepieciešamas palīgs, kas ne tikai izanalizēs datus, bet arī pieņems lēmumu vadītāja vietā. Tādi patiešām pastāv un tos sauc par izpildvaras informācijas sistēmām (Executive Information Systems).

Izpildvaras informācijas sistēma ir specializēta informācijas sistēma, kas paredzēta augsta līmeņa vadības lēmumu pieņemšanai. Šādu informācijas sistēmu var izmantot ne vien uzņēmuma izpilddirektors, bet arī vecākais menedžeris vai jebkurš cits uzņēmuma darbinieks, kas ik dienas pieņem virkni stratēģiski svarīgu lēmumu. Šīs sistēmas var palīdzēt, piemēram, vīzijas veidošanā, stratēģiskajā plānošanā, personāla plānošanā, krīzes menedžmentā un stratēģiskajā kontrolē.

To var uzskatīt par sava veida lēmumu atbalsta sistēmu, taču tā glabā vispusīgu informāciju par uzņēmums kopējo darbību, līdz ar to sistēmas izmantotājam ir pieeja pilnīgam pārskatam par visiem notiekošajiem procesiem. Lēmumu atbalsta sistēmas, tradicionālā izpratnē, savukārt, ir radītas konkrētu lēmumu pieņemšanai. Tātad izpildvaras informācijas sistēmas ir vispārīgākas un paredzētas ļoti visaptverošu lēmumu pieņemšanai.

Daudziem uzņēmuma vadītājiem noteikti varētu šķist biedējoši uzticēt savu uzņēmumu šādai sistēmai. Galu galā tehnoloģijas un mākslīgais intelekts mūsdienās nav tik progresīvs, lai varētu rast risinājumus dažādām nopietnām problēmām un pieņemt lēmumus bez cilvēka ietekmes. Patiesībā, šīs izpildvaras informācijas sistēmas pašas par sevi lēmumus nepieņem, taču tās ievērojami atvieglo lēmumu pieņemšanu. Principā, tās izdara visu darbu, lai lēmums varētu tikt pieņemts, taču gala lēmums tik un tā paliek vadītāja jeb izpildvaras informācijas sistēmas izmantotāja rokās.

Izpildvaras informācijas sistēmas veic tādas darbības kā informācijas kopsavilkumu veidošana, informācijas skaidrojumu veidošana, datu filtrēšana, informācijas izsekošana un lēmumu variāciju piedāvāšana. Tātad, tā vadītājam aiztaupa visas neskaitāmās sanāksmes, prezentācijas un cita veida informācijas ievākšanu un apzināšanu, taču uzņēmuma vadītājs pats var izlemt, cik lielu dara daļu viņš atļauj uzņemtie šai informācijas sistēmai un cik viņš vēlas darīt pats.

Izpildvaras informācijas sistēmām ir arī virkne trūkumu, kā, piemēram, limitētas funkcijas un nespēja veikt komplicētus uzdevumus; sistēma var tikt pārslogota, ja tiek ievadīti pārāk daudz dati; uzņemot lielus informācijas apjomus, sistēma var kļūt grūti vadāma un pārskatāma; datu drošība var tikt apdraudēta; var rasties tehniskas sistēmas kļūdas, kas var novest pie datu zudumiem un nepareiziem informācijas apkopojumiem utt. Tātad, izpildvaras informācijas sistēmas var arī neatbilst sākotnējām cerībām.

Kopumā jāsaka, ka izpildvaras informācijas sistēmas ir ļoti labas un piemērotas lielu uzņēmumu vadīšanai, jo spēj paveikt lielāko daļu darba, ko parasti uzņemas vecākie vadītāji, taču tā nav tik lieliska kā sākumā varētu šķist. Tā nevadīs uzņēmumu pati no sevis, vien apkopos datus. To visu principā dara arī jebkura cita menedžmenta informācijas sistēma, tikai ne tik plašos mērogos. Tātad, pirms pieņemt lēmumu par izpildvaras informācijas sistēmas ieviešanu uzņēmumā, vajadzētu rūpīgi apsvērt to lietderību katrā konkrētajā gadījumā.

Dažas informācijas sistēmas ir ļoti vienkāršas un tās var pārvaldīt un uzturēt jebkurš cilvēks ar vienkāršām pamata zināšanām datora lietošanā un datu ievadē, taču, piemēram, daudzas menedžmenta informācijas sistēmas ir ļoti sarežģītas un visaptverošas. Tās glabā un analizē datus par visu uzņēmumu un ar tām darbojas vairāki uzņēmuma darbinieki. To uzturēšana un pārvaldīšana ir visai sarežģīta, tāpēc šim nolūkam parasti tiek algots īpašs darbinieks – informācijas sistēmas menedžeris jeb informāciju tehnoloģiju (IT) menedžeris. Ko īsti dara informāciju sistēmas menedžeris un kas viņam ir jāprot?

Informācijas sistēmas menedžera pamata uzdevums ir koordinēt, vadīt un attīstīt informācijas sistēmas konkrētajā uzņēmumā vai citā iestādē. Tā kā pašas informāciju sistēmas ir ļoti dažādas, arī informācijas sistēmu menedžeru pienākumi var būt visdažādākie. Informāciju sistēmas menedžera pienākumos var ietilpt, piemēram, jaunu tehnoloģiju ieviešana, tehnisko standartu izstrāde, darbam piemērotāko stratēģiju izvērtēšana, datu analīzes veikšana, rūpēšanas par informācijas sistēmas drošību, tehnisko labojumu veikšana utt. Lielos uzņēmumos un iestādēs, kuros ir ļoti plašas, daudzpusīgas un daudzfunkcionālas informācijas sistēmas, iespējams ka katram no minētajiem pienākumiem ir sava atbildīgā persona. Tādā gadījumā informācijas sistēmas menedžera pienākums ir pārraudzīt viņu visu darbu. Mazākos uzņēmumos, savukārt, informāciju sistēmas menedžera amats var arī tikt apvienots, piemēram, ar datorspeciālista vai programmētāja amatu.

Parasti tas ir tipisks ofisa darbs. Informācijas sistēmu menedžeris parasti strādā, izmantojot personīgo vai portatīvo datoru, caur kuru arī veic visus darbus, kas saitīti ar informācijas sistēmām. Tipiskā ikdienas darbā informāciju sistēmu menedžeris uzrauga sistēmu, pārbauda vai tajā viss darbojas, ja nepieciešams strādā ar to un veic uzlabojumus. Informāciju sistēmas menedžerim ir jābūt lietas kursā par jaunākajām pieejamajām tehnoloģijām un programmām, kas varētu uzlabot informācijas sistēmas darbību. Bieži vien šī amata veicējam ir jāstrādā ārpus sava darba laika, ja ir nepieciešams novērst kādas radušās problēmas.

Kā redzams, informāciju sistēmas menedžerim jābūt ļoti plašām zināšanām un tehniskajām prasmēm. Parasti informācijas sistēmu menedžeriem darba devēji prasa vismaz bakalaura grādu datorzinībās, informācijas zinātnē, vai tieši informācijas sistēmu menedžmentā. Teorētiskās zināšanas ir iespējams apgūt arī kursos, taču tādā gadījumā ir grūti iekļauties darba tirgū, jo šis amats tomēr pieprasa specifiskas zināšanas, ko var apgūt vien vairāku gadu laikā, augstskolā. Parasti priekšroka tiek dota pretendentiem ar maģistra grādu, jo maģistratūras programmas ietver ne tikai pamata zināšanas, bet arī tādus papildus konceptus kā līderība, stratēģiskā plānošana, informācijas tehnoloģiju menedžments utt. Kā papildus prasības informācijas sistēmu menedžeriem tiek minētas līderība, analītiskās prasmes, organizatoriskās prasmes, spēja pieņemt lēmumus, verbālās komunikācijas prasmes utt. Pats būtiskākais, protams, ir tehniskās zināšanas, taču svarīgi ir arī spēt patstāvīgi pildīt uzticētos darba pienākumus.

Informācijas sistēmas menedžera darbs pavisam noteikti nav viegls un tas ir ļoti atbildīgs, taču pieaugot tehnoloģiju izmantošanas apjomiem visdažādākajās nozarēs un informāciju sistēmu izmantošanai, šī amata pārstāvji kļūs arvien pieprasītāki. Darba automatizācijas rezultātā daudzi darbi tiks aizvietoti ar tehnoloģijām, tajā skaitā jau minētajām informācijas sistēmām, līdz ar to pieprasījums darba tirgū pēc daudzu citu profesiju pārstāvjiem varētu sarukt, taču pieprasījums pēc informācijas sistēmu menedžeriem pavisam noteikti pieaugs.

Kad runa ir par informācijas sistēmām, parasti vairāk tik pieminētas dažādas vadības vai menedžmenta informācijas sistēmas, kas ir paredzētas uzņēmumu un organizāciju darbam, bet gana bieži nākas dzirdēt arī par ģeogrāfiskajām informācijas sistēmām. Papētīsim tuvāk, kas īsti ir ģeogrāfiskās informācijas sistēmas un ko tās spēj paveikt?

Ģeogrāfiskā informācijas sistēma, pēc definīcijas, ir tehnoloģiju kopums, kas izveidots ģeogrāfisku datu uzglabāšanai, atjaunošanai, analīzei un attēlošanai. Šie ģeogrāfiskie dati var būt ļoti dažādi, piemēram, demogrāfiskie dati, ekonomiskā informācija, dati par ģeoloģiskiem procesiem vai pat dažādu, atsevišķu nozaru dati. Šos datus ievāc gan pētījumu kompānijas, gan atsevišķi uzņēmumi, gan arī jebkuras citas ieinteresētās personas. Arī pielietojumu ģeogrāfiskajām informācijas sistēmām ir ļoti dažādi. Piemēram, tie var tikt izmantoti plašos ģeogrāfisko vai cita veida pētījumos, kā arī konkrētu ieinteresēto personu, piemēram, uzņēmumu, tirgus analīzē, klientu analīzē un plānošanā. Ģeogrāfiskajām informācijas sistēmām ir arī dažādas formas.

Visplašāk izmantotā un vispopulārākā ģeogrāfiskās informācijas sistēmas forma ir ģeogrāfiskā datu bāze. Principā, tā ir parasta strukturēta datubāze, kurā glabājas ģeogrāfiskie dati. Veidojot šādas ģeogrāfiskās datu bāzes, vispirms tiek noteikts, kā dati tiks attēloti? Šādas datu bāzes parasti satur ļoti dažādus datus, kā, piemēram, adreses, fotogrāfisku informāciju, vektoriālu informāciju, kartogrāfisku informāciju u.tml. Visbiežāk visa informācija tiek apkopota tabulu veidā, no kurām pēc tam tiek veidoti ģeogrāfisko informācijas sistēmu modeļi jeb kartes.

Pēc apraksta varētu šķist, ka ģeogrāfiskās informācijas sistēmas ir ļoti sarežģītas un tās var izmantot vien pētniecības institūtu darbinieki, taču tā nav. Kaut gan informācija, kas tajā glabājas patiešām ir visai sarežģīta, daudzpusīga un reizēm pierakstīta vai apzīmēta nesaprotamā veidā, ģeogrāfiskās informācijas sistēmas spēja atvieglot daudzus nozīmīgus procesus. Bieži vien ģeogrāfiskās informācijas sistēmas pašas zina, kur ir atrodamas vajadzīgās lietas vai resursi, un tas ir būtiski, pieņemot dažādus lēmumus.

Ģeogrāfiskās informācijas sistēmas var, piemēram, sastādīt un uzdot telpiskos vaicājumus. Tas nozīmē, ka tās spēj noteikt atrašanās vietu pilsētai vai apdzīvotai vietai pēc ģeogrāfiskajām koordinātēm vai apdzīvotu vietu tuvuma. Tāpat tās spēj uz kartes attēlot cilvēkam saprotamu informāciju, piemēram atzīmējot zaļās zonas citā krāsā vai ar citu apzīmējumu, kas ir būtiski dažādos plānošanas darbos. Vēl ģeogrāfiskās informācijas sistēmas spēj sastādīt un izpildīt telpiskos vaicājumus dažādos avotos utt. Cilvēkam, kas nekad nav strādājis ar ģeogrāfiskajām informācijas sistēmām tas varbūt arī neko daudz neizsaka un šķiet nesaprotami, bet, vienkārši skaidrojot, ģeogrāfiskās informācijas sistēmas ļauj to lietotājiem vieglā, saprotamā vaidā darboties ar dažādiem ģeogrāfiskajiem datiem.

Patiesībā, tieši ģeogrāfiskie dati ir visbūtiskākā ģeogrāfiskās informācijas sistēmas sastāvdaļa. To, cik vērtīga ir šī informācijas sistēma un cik plaši tā var tikt izmantots, ir atkarīgs tieši no ievākto un apkopoto datu apjoma un precizitātes. Bez ģeogrāfiskajiem datiem neviena telpiskā analīze nevar tikt veikta un būt izmantojama. Ģeogrāfiskos datus un ar tiem saistītos atribūtu datus parasti ievāc paši ģeogrāfisko informācijas sistēmu lietotāji vai arī tie tiek iegādi no datu izplatītājiem, piemēram, nopērkot jau izveidotu digitālo karti.

Mūsdienās ļoti dažādu nozaru pārstāvji izmanto ģeogrāfiskās informācijas sistēmas, jo vaicājumu iespējas ļauj izanalizēt būtisku informāciju. Gandrīz visos plānošanas darbos, ko ietekmē ģeogrāfiskie faktori, tiek izmatotas sava veida ģeogrāfiskās informācijas sistēmas, lai izvērtētu šo ģeogrāfisko faktoru ietekmi uz plānotajiem objektiem. Informācijas apjomi, ko šīs informācijas sistēmas spēj piedāvāt ir gandrīz neierobežoti, tāpēc to lietošana ir tik izplatīta.

Mūsdienās datori un informācijas sistēmas ir neatņemama komercdarbības daļa. Vienalga, vai tehnoloģijas tiek izmantotas tikai atsevišķu darbu veikšanai, vai tās ir visas komercdarbības pamatā, bez datoriem un to piedāvātajām iespējām jebkuras iestādes darbība ir apgrūtināta un mazāk produktīva vai pat pilnībā neiespējama. Šeit mēs skaidrosim kā tieši datori un informācijas sistēmas var palīdzēt uzņēmējiem un nodrošināt tirgus priekšrocības?

Pirmkārt, informācijas sistēmas paaugstina vispārējo darba produktivitāti un ļauj samazināt nepieciešamo darbinieku skaitu. Sarežģītākās informācijas sistēmas, kas nodrošina specifisku datu organizēšanu un analīzi var aizvietot pat vairākus darbiniekus organizācijā. Šajā gadījumā nav nepieciešamas fiziskas personas kas ievāc, reģistrē, apkopo un analizē datus. Protams, arī pašas informācijas sistēmas ir jāuztur un jāpārvalda, taču to vairumā gadījumu spēj paveikt viens vai divi darbinieki. Šāda darbu automatizācija nozīmē mazākus izdevumus uz cilvēkresursu rēķina, lai nodrošinātu uzņēmuma darbību un vadību.

Otrkārt, informācijas sistēmas nodrošina iespēju daudz vienkāršāk panākt klientu apmierinātību ar sniegtajiem pakalpojumiem vai produktiem. Iespēja uzglabāt un analizēt lielu daudzumu datu, ļauj uzņēmumam saprast, ko klienti vēlas un kādus produktus viņiem vajadzētu radīt, balstoties uz datiem par iepriekšējām klientu darbībām? Manuāli fiksēt un apstrādāt šādu informāciju ir ļoti grūti, taču informācijas sistēmas var automātiski saglabāt viss datus par veiktajiem darījumiem un klientu atsauksmēm, un pēc tam tos pārveidot vienkāršā, viegli uztveramā un pārskatāmā informācijā, ko izmantot jaunu produktu radīšanā un lojālo klientu datubāžu veidošanā, lai paaugstinātu klientu apmierinātību.

Informācijas sistēmas spēj arī paaugstināt efektivitāti. Tās dod iespēju paveikt darbus daudz īsākā laikā un ar mazāku iespēju pieļaut kļūdas. Piemēram, ja uzdevuma veikšana saistās ar ļoti lielu daudzumu dažādu kvantitatīvu datu un to analīzi, protams, vieglāk to būs paveikt datora programmai, nevis darbiniekam. Ja šādu darbu veic fiziska persona, pastāv iespēja pieļaut kļūdas gandrīz katrā procesa posmā, turklāt tam ir vajadzīgi lieli laika resursi. Informācijas sistēma to visu var paveikt ar vienas vai vairāku automātisku formulu palīdzību, kas nodrošina daudz mazāku kļūdu iespējamību.

Vēl informācijas sistēmas padara vienkāršāku datu glabāšanu. Uzņēmumam vai organizācijai nav nekādas vajadzības uzglabāt lielu daudzumu drukātu dokumentu un vajadzības gadījumā visu ir ļoti vienkārši atrast. Izmantojot, informācijas sistēmas, jebkura iestāde var būt pārliecināta, ka saglabātie dati nepazudīs, tos vienmēr varēs iegūt tieši tajā brīdī, kad tas nepieciešams. Protams, lai dati būtu drošībā, izmantojot informācijas sistēmas, ir jāievēro dažādi drošības pasākumi, kā, piemēram, jāveido sistēmas kopijas, gadījumiem ja dati pazūd un jāaprīko informācijas sistēmas ar parolēm un citiem drošības mehānismiem.

Visbeidzot, informācijas sistēmas nodrošina vienkāršāku un ātru komunikāciju ar klientiem, biznesa partneriem un citām iesaistītajām pusēm. Visa informācija ir pieejama digitālā veidā, līdz ar to nav nepieciešams rīkot tikšanās klātienē, vai pārsūtīt drukātus dokumentus. Visus datus var vienkārši nokopēt no sistēmas pārsūtīt digitālā veidā, jebkurā brīdī. Tas ļauj gan taupīt laiku, gan optimizēt uzņēmuma vai organizācijas darbību.

Informācijas sistēmas gan ir ļoti dažādas, turklāt arī komercdarbība ir ļoti plaša, līdz ar to, informācijas sistēmu sniegtās priekšrocības katrā gadījumā var atšķirties. Tomēr, neatkarīgi no tā, kā un kādiem nolūkiem informācijas sistēmas tiek izmantotas, tās visas spēj optimizēt uzņēmuma vai organizācijas darbību, kas nodrošina gan izmaksu samazināšanu, gan darba efektivitātes palielināšanu, gan konkurētspējas palielināšanu.

Daudzi uzņēmumi un organizācijas ikdienas strādā ar ļoti lielu daudzumu dažādu datu. Informācijas apjomi ir tik lieli, ka piefiksēt un apstrādāt tos manuāli ir ļoti grūti un laikietilpīgi, vai pat daudzos gadījumos neiespējami. Tieši tāpēc, mūsdienās daudzas iestādes izvēlas strādāt ar datubāzēm un informāciju sistēmām. Kas īsti ir informāciju sistēma un kā tā var palīdzēt dažādiem uzņēmumiem, organizācijām un privātpersonām?

Pēc definīcijas informācijas sistēma ir datora programmatūra, kas palīdz organizēt un analizēt dažādus datus, kas ievadīti manuāli vai automātiski. Tātad, informācijas sistēmas pamata uzdevums ir, no saņemtajiem datiem, izveidot datubāzi vai strukturētu, pilnvērtīgu, sakarīgu un praksē izmantojamu informāciju.

Informāciju sistēmām ir vairāki veidi. Visvienkāršākā un plašāk izmantotā datubāžu menedžmenta sistēma. Tā ir programmatūra vai programmatūru kombinācija, kas ļauj uzglabāt, organizēt un apstrādāt dažādus datus. Datubāžu menedžmenta sistēmas parasti nav īpaši veidotas un pielāgotas kādam īpašam uzņēmumam vai organizācijai vai īpašai datu apstrādei. Tā ir sistēma, kas spēj izpildīt vispārīgus uzdevumus un veikt vispārīgu datu analīzi, izmantojot matemātiskas formulas. Šādas sistēmas var tikt izmantotas, ļoti dažādiem mērķiem, piemēram, lai uzņēmumi varētu apkopot visus finanšu datus.

Vēl viens tipisks informācijas sistēmu veids ir elektroniskās izklājlapas. Tas ir rīks, kas palīdz analizēt datus, izmantojot formulas, kas nosaka attiecības starp datiem. Piemēram, jūs varat izmantot elektroniskās izklājlapas, lai aprēķinātu vidējos lielumus vai dažādus citus rādītājus konkrētā laika griezumā. Arī šīs rīks noderēs līdzīgiem mērķiem, kā datubāžu menedžmenta sistēma, bet būs vairāk piemērots darbam ar lielu apjomu kvantitatīvo datu.

Ir arī tādas informācijas sistēmas, kas nodrošina iespēju organizēt un apstrādāt datus, specifiskā, konkrētam uzņēmumam vai organizācijai nepieciešamā veidā. Viens no šādiem informācijas sistēmas veidiem ir uzņēmumu resursu plānotājs. Tā ir informācijas sistēma, kas tiek izmantota uzņēmuma vadīšanā un kurā tiek ievadīti, uzglabāti un analizēti visi iekšējie un ārējie dati, kas saistīti ar uzņēmumu. Šādas informācijas sistēmas mūsdienās ir viesiem lielākajiem uzņēmumiem un organizācijām, tajā skaitā valsts un pašvaldību infrastruktūrām.

Vēl viens informācijas sistēmas veids, kas tiek plaši izmantots ir ģeogrāfiskā informācijas sistēma. Tā tiek izmatota, lai analizētu un pārvaldītu visādu veidu ģeogrāfisko informāciju. Metroloģiskās stacijas mūsdienās bez tām nav iespējamas, taču ģeogrāfiskās informācijas sistēmas var būt arī daudz nopietnākas un glabāt ļoti nozīmīgu informāciju ilgā laika griezumā.

Vēl bieži lietotas ir arī ekspertu informāciju sistēmas. Tās ir paredzētas ļoti sarežģītu problēmu risināšanai un kuru datu un informācijas analīzi kontrolē eksperts. Principā, tas vairāk ir kā palīgs. Galveno darbu veic cilvēks, izmantojot loģisko domāšanu un spriestspēju, bet pati sistēma tikai izpilda vajadzīgos uzdevumus pēc eksperta pavēles. Šādas sistēmas tiek izmatotas, lai izstrādātu ļoti svarīgas stratēģijas un rīcības plānus.

Kaut gan informāciju sistēmas ir ļoti dažādas un tiek izmantotas atšķirīgiem mērķiem, tām ir arī dažās kopīgas iezīmes, piemēram, visas datorizētās informāciju sistēmas tiek vadītas ar datora un datora aksesuāru palīdzību. Vēl visas informācijas sistēmas pamatā ir datorprogrammas, kas uzglabā, organizē un analizē dažādus datus, kā arī tās visas sastāv no datubāzēm – tabulām, sarakstiem vai citiem strukturētiem datiem. Vairums datubāžu arī darbojas, izmantojot internetu.

Mūsdienās datubāzes ir neatņemam sastāvdaļa ļoti daudziem uzņēmumiem un organizācijām. Tās ievērojami atvieglo dažādu iestāžu vadītāju darbu, jo ļauj milzīgos datu un informācijas apjomus apvienot vienā sistēmā un padarīt viegli pārskatāmus un izmantojamus.

Kaut gan informācijas sistēmas ir ļoti labs palīgs visdažādākajās nozarēs un komercdarbības struktūrās, to izmantošanai tomēr ir vairāki būtiski mīnusi. Tie saistās gan ar uzņēmuma vai organizācijas iekšieni, gan ārējām, globālām problēmām. Lai spētu objektīvi izvērtēt informācijas sistēmas un to efektivitāti, ir jāzina arī to būtiskākie trūkumi.

Sāksim ar ārējiem trūkumiem, ko izraisa informācijas sistēmu izmantošana komercdarbībā. Visbūtiskākais trūkums noteikti ir bezdarbs, ko šīs informācijas sistēmas rada. Vairums informācijas sistēmu ir ļoti advancētas un spēj īsā laikā izpildīt dažādus uzdevumus. Pirms informācijas sistēmu ieviešanas, šādus darbu fiziskas personas veica manuāli. Tātad informācijas sistēmas nodrošina darba automatizāciju, un cilvēkresursi vairs nav tik ļoti vajadzīgi. No uzņēmuma vai organizācijas viedokļa, tas ir pluss, jo ir iespējams samazināt izmaksas uz darbinieku rēķina, taču vispārīgi tas ir pamats tam, ka cilvēki masveidā zaudē darbu. Uzdevumus, kuru veikšanai kādreiz vajadzēja desmitiem cilvēku, tagad vajag vien informācijas sistēmu un, iespējams, vienu cilvēku, kas to pārvalda un uztur.

Tomēr, ir arī trūkumi, kas attiecas uz pašiem uzņēmumiem un organizācijām. Pirmkārt, informācijas sistēmu izmantošana saistās ar zināmiem drošības riskiem. Kā mēs zinām, mūsdienās jebkura datorsistēma var tikt uzlauzta vai sabojāta, kā rezultātā ir iespējams, ka kāda nevēlama fiziska vai juridiska persona iegūst sensitīvus datus vai arī pazūd visa informācija, kas glabājās sistēmā. Protams, jebkura informācijas sistēma ir aizsargāta ar dažādiem drošības elementiem, kas pasargā gan pret neautorizētu piekļuvi datiem, gan datu zudumu, taču tas nenozīmē, ka datiem piekļūt ir pilnīgi neiespējami un ka tie never tikt izdzēsti. Mūsdienās tiek uzlauztas pat dažādas valstu valdību sistēmas, kurām ir ļoti augsta drošības pakāpe. Tātad, informācijas sistēmām pilnībā uzticēties nevar un tās lietojot ir īpaši jāpiedomā pie dažādiem drošības faktoriem.

Vēl viens būtisks mīnuss ir atkarība no datorizētām ierīcēm. Proti, ja kādu iemeslu dēļ nav pieeja datoram un pārējām, ar to saistītajām, ierīcēm, uzņēmuma vai organizācijas darbība vienkārši apstājas. Kaut vai elektrības pārrāvuma vai datora bojājumu gadījumā, uzņēmums vairs nevar pilnvērtīgi funkcionēt, jo visa tā darbība balstās uz informācijas sistēmu. Protams, ir iespējams pret šādām nelaimēm aizsargāties, iegādājoties papildus tehniku, bet tie ir lieli papildus izdevumi.

Vēl viens mīnuss informācijas sistēmu izmantošanai ir ļoti lielas sākotnējās investīcijas. Ja uzņēmums vai organizācija iepriekš savā darbā neko tādu nav izmantojusi, ir nepieciešamas ļoti lielas pārmaiņas. Pirmkārt, ir jāiegādājas gan aprīkojums gan programmatūra. Lai izmantotu informācijas sistēmas, obligāti ir nepieciešams dators un dažādas tā ievadierīces un izvadierīces, kā arī ir jāpērk pati informācijas sistēmas programmatūra. Ja ir nepieciešama universāla programmatūra, tas neizmaksās tik dārgi, bet ja ir nepieciešama unikāla sistēma, konkrētu darbību veikšanai, sistēmas izveide var izmaksāt ļoti lielas summas. Otrkārt, ieviešot informācijas sistēmu, ir jāapmāca darbiniekus ar tām rīkoties. Arī tas var izmaksāt daudz, jo īpaši tad, ja jāprot darboties ar ļoti sarežģītām sistēmām un darbinieki, nekad iepriekš neko tamlīdzīgu nav darījuši.

Vairumā gadījumu, informācijas sistēmu ieviešana uzņēmumā vai organizācijā un to izmantošana var ievērojami optimizēt darbu un padarīt komercdarbību daudz efektīvāku un produktīvāku, tomēr pirms to darīt, ir jāizvērtē, vai tas konkrētajā gadījumā, ir tā vērts, ņemot vērā visus minētos trūkumus. Atsevišķos gadījumos, informācijas sistēmu ieviešana var tieši radīt zaudējumus.