Bieži vien uzņēmumiem, kas vēlas uzlabot, attīstīt, sakārtot vai atvieglot darbības procesus nākas meklēt rasinājumu, informāciju tehnoloģiju jomā jeb precīzāk, meklējot atbilstošu informācijas sistēmu. Ja uzņēmums nekad iepriekš nav saskāries ar informāciju sistēmām, varētu būt diezgan problemātiski saprast, kāda informācijas sistēmas tieši varētu būt vajadzīga. Mūsdienās informāciju sistēmas ir ļoti dažādas, līdz ar to, informācijas sistēmas izvēle nebūt nav viegla. Lai vispār varētu saprast, kas aptuveni uzņēmumam varētu būt vajadzīgs, ir jāorientējas informācijas sistēmu pamata iedalījumā.

1. Transakciju apstrādes sistēmas

Transakciju apstrādes sistēmas ir vienas no visvienkāršākajām un biežāk lietotajām informāciju sistēmām. Tās uzkrāj un apstrādā uzņēmuma transakciju jeb darījumu datus. Vienkāršāks sakot, tā ir sava vaida datu noliktava, kas glabā datus par uzņēmuma darījumiem ar saviem klientiem un citiem partneriem. Galvenā transakcijas apstrādes sistēmas funkcija ir tieši datu uzglabāšana un vienkārša apstrāde. Dati tajās var tikt šķiroti, kārtoti, analizēti utt. Šo sistēmu izmato uzņēmumi, kas vēlas vienkāršot datu uzglabāšanu un veikt vienkāršu analīzi.

2. Vadības informācijas sistēmas

Vadības informācijas sistēmas jau ir daudz nopietnākas un sarežģītākas nekā transakciju apstrādes sistēmas. Tās ne tikai uzglabā datus un apstrādā pēc menedžera pieprasījuma, bet arī nodrošina uzņēmuma vadībai atskaites par uzņēmuma transakciju jeb darījumu apstrādi un operācijām. Vadības informācijas sistēmas spēj izveidot no datiem atskaites un citus dokumentus, kas var tikt izmantoti, kā pamata materiāli dažādu lēmumu pieņemšanā un uzņēmuma vadībā.

3. Lēmumu atbalsta sistēmas

Nākamais līmenis ir lēmumu atbalsta sistēmas. Tās ne vien spēj izveidot atskaites, bet jau palīdz identificēt lēmumu pieņemšanas iespējas vai nodrošina informāciju lēmumu pieņemšanai. Tās ir radītas ļoti konkrētu lēmumu pieņemšanai. Šīs sistēmas var palīdzēt vai nu nelielu uzņēmumu kopējās vadības organizēšanai, vai lielu uzņēmumu, atsevišķu aspektu analizēšanai.

4. Izpildes jeb izpildvaras informācijas sistēmas

Izpildvaras informācijas sistēma ir ļoti specializēta informācijas sistēma, kas paredzēta augsta līmeņa vadības lēmumu pieņemšanai. Šādu informācijas sistēmu parasti izmanto lielu uzņēmumu izpilddirektori vai augstākā līmeņa vadītāji. Arī izpildes informācijas sistēmas ir sava veida lēmumu atbalsta sistēmas, taču tās glabā vispusīgu informāciju par uzņēmums kopējo darbību. Šīs sistēmas var palīdzēt, piemēram, vīzijas veidošanā, stratēģiskajā plānošanā, personāla plānošanā, krīzes menedžmentā un stratēģiskajā kontrolē.

5. Ekspertu informācijas sistēmas

Ekspertu informācijas sistēmas ir paredzētas ļoti sarežģītu un daudzpusīgu uzdevumu veikšanai, kuros parasti piedalās arī fiziska persona – eksperts. Tās būtībā uzkrāj darbinieku kompetenci un pieredzi, lai nodrošinātu savu darbību. Šādas sistēmas parasti izmanto tikai tādi uzņēmumi vai organizācijas, kurās ir nepieciešamība pēc tik ļoti specifiskām darbībām sava darbības profila dēļ.

6. Komunikāciju un sadarbības sistēmas

Komunikāciju informācijas sistēmas ir atšķirīgas no visām iepriekš minētajām. Tās pamatā nodrošina efektīvu komunikāciju starp visām uzņēmumā vai organizācijā iesaistītajam pusēm, kā, piemēram, darbiniekiem, sadarbības partneriem, klientiem un piegādātājiem utt. Komunikācijas informācijas sistēmas ir paredzētas, lai uzlabot iesaistīto pušu sadarbības iespējas. Šīs informācijas sistēmas nereti tiek lietotas papildus kādai citai no jau iepriekš minētajām, jo tām ir pilnīgi atšķirīgas pamata funkcijas.

7. Biroja automatizācijas sistēmas

Arī biroja automatizācijas sistēmas ir vairāk paredzētas komunikācijas un biroja darba plūsmas nodrošināšanai, nevis atskaišu veidošanai un lēmumu pieņemšanai. Tās var tikt izmantotas jebkurā birojā, kurā nepieciešama darbu optimatizācija un organizēšana.

Dažas informācijas sistēmas ir ļoti vienkāršas un tās var pārvaldīt un uzturēt jebkurš cilvēks ar vienkāršām pamata zināšanām datora lietošanā un datu ievadē, taču, piemēram, daudzas menedžmenta informācijas sistēmas ir ļoti sarežģītas un visaptverošas. Tās glabā un analizē datus par visu uzņēmumu un ar tām darbojas vairāki uzņēmuma darbinieki. To uzturēšana un pārvaldīšana ir visai sarežģīta, tāpēc šim nolūkam parasti tiek algots īpašs darbinieks – informācijas sistēmas menedžeris jeb informāciju tehnoloģiju (IT) menedžeris. Ko īsti dara informāciju sistēmas menedžeris un kas viņam ir jāprot?

Informācijas sistēmas menedžera pamata uzdevums ir koordinēt, vadīt un attīstīt informācijas sistēmas konkrētajā uzņēmumā vai citā iestādē. Tā kā pašas informāciju sistēmas ir ļoti dažādas, arī informācijas sistēmu menedžeru pienākumi var būt visdažādākie. Informāciju sistēmas menedžera pienākumos var ietilpt, piemēram, jaunu tehnoloģiju ieviešana, tehnisko standartu izstrāde, darbam piemērotāko stratēģiju izvērtēšana, datu analīzes veikšana, rūpēšanas par informācijas sistēmas drošību, tehnisko labojumu veikšana utt. Lielos uzņēmumos un iestādēs, kuros ir ļoti plašas, daudzpusīgas un daudzfunkcionālas informācijas sistēmas, iespējams ka katram no minētajiem pienākumiem ir sava atbildīgā persona. Tādā gadījumā informācijas sistēmas menedžera pienākums ir pārraudzīt viņu visu darbu. Mazākos uzņēmumos, savukārt, informāciju sistēmas menedžera amats var arī tikt apvienots, piemēram, ar datorspeciālista vai programmētāja amatu.

Parasti tas ir tipisks ofisa darbs. Informācijas sistēmu menedžeris parasti strādā, izmantojot personīgo vai portatīvo datoru, caur kuru arī veic visus darbus, kas saitīti ar informācijas sistēmām. Tipiskā ikdienas darbā informāciju sistēmu menedžeris uzrauga sistēmu, pārbauda vai tajā viss darbojas, ja nepieciešams strādā ar to un veic uzlabojumus. Informāciju sistēmas menedžerim ir jābūt lietas kursā par jaunākajām pieejamajām tehnoloģijām un programmām, kas varētu uzlabot informācijas sistēmas darbību. Bieži vien šī amata veicējam ir jāstrādā ārpus sava darba laika, ja ir nepieciešams novērst kādas radušās problēmas.

Kā redzams, informāciju sistēmas menedžerim jābūt ļoti plašām zināšanām un tehniskajām prasmēm. Parasti informācijas sistēmu menedžeriem darba devēji prasa vismaz bakalaura grādu datorzinībās, informācijas zinātnē, vai tieši informācijas sistēmu menedžmentā. Teorētiskās zināšanas ir iespējams apgūt arī kursos, taču tādā gadījumā ir grūti iekļauties darba tirgū, jo šis amats tomēr pieprasa specifiskas zināšanas, ko var apgūt vien vairāku gadu laikā, augstskolā. Parasti priekšroka tiek dota pretendentiem ar maģistra grādu, jo maģistratūras programmas ietver ne tikai pamata zināšanas, bet arī tādus papildus konceptus kā līderība, stratēģiskā plānošana, informācijas tehnoloģiju menedžments utt. Kā papildus prasības informācijas sistēmu menedžeriem tiek minētas līderība, analītiskās prasmes, organizatoriskās prasmes, spēja pieņemt lēmumus, verbālās komunikācijas prasmes utt. Pats būtiskākais, protams, ir tehniskās zināšanas, taču svarīgi ir arī spēt patstāvīgi pildīt uzticētos darba pienākumus.

Informācijas sistēmas menedžera darbs pavisam noteikti nav viegls un tas ir ļoti atbildīgs, taču pieaugot tehnoloģiju izmantošanas apjomiem visdažādākajās nozarēs un informāciju sistēmu izmantošanai, šī amata pārstāvji kļūs arvien pieprasītāki. Darba automatizācijas rezultātā daudzi darbi tiks aizvietoti ar tehnoloģijām, tajā skaitā jau minētajām informācijas sistēmām, līdz ar to pieprasījums darba tirgū pēc daudzu citu profesiju pārstāvjiem varētu sarukt, taču pieprasījums pēc informācijas sistēmu menedžeriem pavisam noteikti pieaugs.

Mūsdienās informācijas sistēmas ir tik daudzfunkcionālas, ka lielākā daļa organizāciju un uzņēmumu, kas tās izmanto, pat neapjauš, cik plašas ir to sniegto iespēju robežas. Parasti tiek izmantota vien neliela daļa no visām informācijas sistēmu sniegtajām iespējām, taču tas ir neefektīvi, jo šīs sistēmas spēj jums dot daudz vairāk. Lai iemācītos efektīvi izmantot informācijas sistēmas, vispirms ir jāpārzina, ko tieši tās piedāvā. Informācijas sistēmas gan ir ļoti dažādas, taču pamatā tās nodrošina sekojošas funkcijas.

Komunikācija

Informācijas sistēmas pārsvarā tiek izmantotas datu apkopošanai un analizēšanai, taču gandrīz vienmēr ir nepieciešamība šos datus pēc tam nodot tālāk darbiniekiem, piegādātājiem vai citām ieinteresētajām pusēm. Parasti tas tiek darīts ar e-pasta vai kādas komunikāciju platformas starpniecību, arī tas, protams ir diezgan ērti un vienkārši, taču vēl ērtāk ir izmatot pašu informācijas sistēmu arī komunikācijas procesos. Datus var kārtot mapēs un pēc tam ar šīm mapēm ir iespējams dalīties. Ir iespējams konkrētus dokumentus nodot konkrētiem cilvēkiem. Pēc tam viņi var ērti tos rediģēt vai izmantot un menedžeris pēc tam var redzēt visas veiktās pārmaiņas.

Operācijas

Prasti operācijas, kā, piemēram, datu ievākšana, analīze, apkopošana utt., ir tieši tās informācijas sistēmu sniegtās iespējas, kas tiek visplašāk izmantotas, taču ne pilnībā. Parasti informācijas sistēmu sniegtās iespējas ir gandrīz neierobežotas. Ir iespējams ne vien glabāt datus, veikt matemātiskus aprēķinus un veidot diagrammas, bet arī izmantot dažādas papildus funkcijas. Piemēram, jūs varat aprēķināt, kādas ir jūsu vai jūsu konkurentu izmaksu priekšrocības, analizēt pārdošanas datus vairākos šķērsgriezumos un darīt daudz ko citu, lai veicinātu sava uzņēmuma konkurētspēju kopējā tirgū.

Lēmumi

Informācijas sistēmas var arī palīdzēti jums pieņemt lēmumus. Tiešā veidā gan informācijas sistēmas nenorādīs, kura ir labākā alternatīva, taču, aprēķinot vai izanalizējot dažādus datus, informācijas sistēmas jums var sniegt skaidru ieskatu tajā, kura no alternatīvām katrā konkrētajā situācijā būs izdevīgāka. Ja lēmuma pieņemšanu ietekmē vairāki faktori, informācijas sistēmu devums droši vien nebūs tik būtisks, jo lēmuma pieņemšana vairāk tiks balstīta uz jūsu pašu spriedumiem, tomēr arī tas var ievērojami atvieglot darbu, jo kad jums visu laiku ir pieejama jaunākā informācija apkopotā veidā, ir daudz vieglāk saprast, kā rīkoties. Jaunākās informācijas sistēmas, kurās tiek izmatots mākslīgais intelekts pat var jums dot pilnīgi reālus ieteikumus, balstoties uz algoritmu, kas spēj analizēt dažādas situācijas.

Datu glābšana

Arī tik vienkārša opcija kā datu uzglabāšana, bieži vien netiek pilnvērtīgi izmatota. Informācijas sistēmas mūsdienās ir tik kapacitīvas, ka spēj uzglabāt datus par vairākiem gadiem. Tas dos iespēju taupīt vietu, jo vairs nebūs nepieciešamības uzglabāt nebeidzamos papīru kalnus. Pats labākais, izmantojot informācijas sistēmas ir tas, ka pēc tam, šos datus ir viegli atrast un izmatot. Jūs tos varat kārtot gan hronoloģiska secībā, gan alfabētiskā secībā, gan vienkārši izmantot meklētāju. Datus ir iespējams arī šķirot un sakārtot pēc vajadzības.

Ja informācijas sistēmu sniegtās iespējas tiek izmatotas pilnā apjomā, ir iespējams automatizēt lielu daļu no uzņēmuma darba. Atsevišķos gadījumos viena šāda informācijas sistēma pat spēj aizvietot vairākus nozīmīgus uzņēmuma darbiniekus, turklāt tās arī garantē mazāku kļūdas iespēju, jo tiek izslēgts cilvēciskais faktors. Informācijas sistēmas viennozīmīgi ir neaizvietojami palīgi mūsdienīgu uzņēmumu un organizāciju darbā.