Priekšrocības, ko nodrošina informācijas sistēmas

Mūsdienās datori un informācijas sistēmas ir neatņemama komercdarbības daļa. Vienalga, vai tehnoloģijas tiek izmantotas tikai atsevišķu darbu veikšanai, vai tās ir visas komercdarbības pamatā, bez datoriem un to piedāvātajām iespējām jebkuras iestādes darbība ir apgrūtināta un mazāk produktīva vai pat pilnībā neiespējama. Šeit mēs skaidrosim kā tieši datori un informācijas sistēmas var palīdzēt uzņēmējiem un nodrošināt tirgus priekšrocības?

Pirmkārt, informācijas sistēmas paaugstina vispārējo darba produktivitāti un ļauj samazināt nepieciešamo darbinieku skaitu. Sarežģītākās informācijas sistēmas, kas nodrošina specifisku datu organizēšanu un analīzi var aizvietot pat vairākus darbiniekus organizācijā. Šajā gadījumā nav nepieciešamas fiziskas personas kas ievāc, reģistrē, apkopo un analizē datus. Protams, arī pašas informācijas sistēmas ir jāuztur un jāpārvalda, taču to vairumā gadījumu spēj paveikt viens vai divi darbinieki. Šāda darbu automatizācija nozīmē mazākus izdevumus uz cilvēkresursu rēķina, lai nodrošinātu uzņēmuma darbību un vadību.

Otrkārt, informācijas sistēmas nodrošina iespēju daudz vienkāršāk panākt klientu apmierinātību ar sniegtajiem pakalpojumiem vai produktiem. Iespēja uzglabāt un analizēt lielu daudzumu datu, ļauj uzņēmumam saprast, ko klienti vēlas un kādus produktus viņiem vajadzētu radīt, balstoties uz datiem par iepriekšējām klientu darbībām? Manuāli fiksēt un apstrādāt šādu informāciju ir ļoti grūti, taču informācijas sistēmas var automātiski saglabāt viss datus par veiktajiem darījumiem un klientu atsauksmēm, un pēc tam tos pārveidot vienkāršā, viegli uztveramā un pārskatāmā informācijā, ko izmantot jaunu produktu radīšanā un lojālo klientu datubāžu veidošanā, lai paaugstinātu klientu apmierinātību.

Informācijas sistēmas spēj arī paaugstināt efektivitāti. Tās dod iespēju paveikt darbus daudz īsākā laikā un ar mazāku iespēju pieļaut kļūdas. Piemēram, ja uzdevuma veikšana saistās ar ļoti lielu daudzumu dažādu kvantitatīvu datu un to analīzi, protams, vieglāk to būs paveikt datora programmai, nevis darbiniekam. Ja šādu darbu veic fiziska persona, pastāv iespēja pieļaut kļūdas gandrīz katrā procesa posmā, turklāt tam ir vajadzīgi lieli laika resursi. Informācijas sistēma to visu var paveikt ar vienas vai vairāku automātisku formulu palīdzību, kas nodrošina daudz mazāku kļūdu iespējamību.

Vēl informācijas sistēmas padara vienkāršāku datu glabāšanu. Uzņēmumam vai organizācijai nav nekādas vajadzības uzglabāt lielu daudzumu drukātu dokumentu un vajadzības gadījumā visu ir ļoti vienkārši atrast. Izmantojot, informācijas sistēmas, jebkura iestāde var būt pārliecināta, ka saglabātie dati nepazudīs, tos vienmēr varēs iegūt tieši tajā brīdī, kad tas nepieciešams. Protams, lai dati būtu drošībā, izmantojot informācijas sistēmas, ir jāievēro dažādi drošības pasākumi, kā, piemēram, jāveido sistēmas kopijas, gadījumiem ja dati pazūd un jāaprīko informācijas sistēmas ar parolēm un citiem drošības mehānismiem.

Visbeidzot, informācijas sistēmas nodrošina vienkāršāku un ātru komunikāciju ar klientiem, biznesa partneriem un citām iesaistītajām pusēm. Visa informācija ir pieejama digitālā veidā, līdz ar to nav nepieciešams rīkot tikšanās klātienē, vai pārsūtīt drukātus dokumentus. Visus datus var vienkārši nokopēt no sistēmas pārsūtīt digitālā veidā, jebkurā brīdī. Tas ļauj gan taupīt laiku, gan optimizēt uzņēmuma vai organizācijas darbību.

Informācijas sistēmas gan ir ļoti dažādas, turklāt arī komercdarbība ir ļoti plaša, līdz ar to, informācijas sistēmu sniegtās priekšrocības katrā gadījumā var atšķirties. Tomēr, neatkarīgi no tā, kā un kādiem nolūkiem informācijas sistēmas tiek izmantotas, tās visas spēj optimizēt uzņēmuma vai organizācijas darbību, kas nodrošina gan izmaksu samazināšanu, gan darba efektivitātes palielināšanu, gan konkurētspējas palielināšanu.